Integracje
Oprogramowanie dla biura rachunkowego: integracja z ERP i KSeF
Jak biuro rachunkowe powinno wybrać oprogramowanie i połączyć je z systemami ERP klientów oraz z Krajowym Systemem e-Faktur: API 2.0, uprawnienia, tryby offline i środowiska testowe.
Co zmienia KSeF w pracy biura rachunkowego
Dla biura rachunkowego Krajowy System e-Faktur oznacza zmianę źródła dokumentów. Wcześniej faktury kosztowe klientów przychodziły mailem, w skanach albo z eksportu z programu sprzedażowego. Teraz stają się ustrukturyzowanymi plikami XML pobieranymi z jednego miejsca, a ich status i data wpływu wynikają z systemu, a nie z kalendarza biura.
Według oficjalnych pytań i odpowiedzi KSeF obowiązek wystawiania faktur w systemie zaczął się 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT), a dla pozostałych podatników zaczyna się 1 kwietnia 2026 r. Odbiór faktur przez KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich od 1 lutego 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli suma sprzedaży brutto z takich faktur w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Kary za błędy w KSeF odroczono do 1 stycznia 2027 r. Ten okres przejściowy jest czasem na dopracowanie integracji, nie powodem do jej odkładania.
Faktura jest uznawana za otrzymaną przez nabywcę w chwili nadania jej numeru KSeF. Nie jest wymagana akceptacja, a KSeF nie wysyła powiadomień. System księgowy biura musi więc sam sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty klientów. To pierwsze kryterium wyboru oprogramowania: czy program potrafi robić to automatycznie i w imieniu wielu podmiotów.
API 2.0 jako warunek konieczny
Oprogramowanie biura powinno być zintegrowane z interfejsem API KSeF w wersji 2.0. Według oficjalnych odpowiedzi integracja z KSeF 1.0 nie wystarczy, bo wersja 2.0 wprowadza nowe funkcje, między innymi certyfikaty i tryb offline24. Tokeny z KSeF 1.0 nie są kompatybilne z nową wersją, a tokeny wygenerowane od 1 lutego 2026 r. pozostaną metodą uwierzytelnienia bezterminowo.
Przy rozmowie z dostawcą programu zapytaj konkretnie o następujące rzeczy:
- Czy produkt korzysta z API 2.0 i czy dostawca publikuje, jakie funkcje już obsługuje?
- Czy uwierzytelnia się tokenem, certyfikatem, czy obiema metodami? Tokeny i certyfikaty działają równolegle.
- Jak program zarządza certyfikatami? Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelniania, a typu 2 do kodów QR faktur offline. Certyfikaty są ważne nie dłużej niż 2 lata, więc potrzebny jest przypominacz o odnowieniu.
- Czy obsługuje faktury z załącznikami? Załącznik musi być plikiem XML o wielkości do 3 MB. Faktury z załącznikami można wystawiać tylko w komercyjnych programach zintegrowanych z API 2.0, a wystawca musi złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym.
Dokumentacja dla integratorów jest publiczna. Ministerstwo Finansów publikuje przewodnik "KSeF 2.0 - Przewodnik dla Integratorów" z opisami uwierzytelniania, sesji interaktywnych i wsadowych, tokenów, certyfikatów, uprawnień, trybów offline, limitów oraz danych testowych. Dobry dostawca potrafi wskazać, które z tych elementów ma wdrożone.
Uprawnienia: jak biuro dostaje dostęp do KSeF klienta
Biuro rachunkowe może otrzymać uprawnienie na poziomie podmiotu. Jeśli zaznaczona zostanie odpowiednia opcja, biuro może delegować uprawnienia swoim pracownikom. Osoby fizyczne prowadzące działalność, będące podatnikami VAT, mają uprawnienia właścicielskie przypisane automatycznie do NIP. Firma bez pieczęci kwalifikowanej zgłasza pierwszą osobę uprawnioną w formularzu ZAW-FA, a ta osoba nadaje kolejne uprawnienia już elektronicznie w KSeF.
W dokumentacji technicznej uprawnienia podmiotowe, nadawane na przykład biurom rachunkowym, obejmują dwa rodzaje: InvoiceWrite (wystawianie) i InvoiceRead (przeglądanie i pobieranie). Mogą być nadane bezpośrednio lub pośrednio, w wariancie selektywnym (konkretny NIP partnera) albo ogólnym. Dla biura rachunkowego ma to praktyczne znaczenie:
- Uprawnienia ogólne są szerokie, więc nadawaj je ostrożnie. Dokumentacja wskazuje to wprost dla środowiska produkcyjnego.
- Nadanie uprawnienia jest operacją asynchroniczną. Dostęp nie pojawia się natychmiast, więc proces wdrożenia klienta powinien mieć krok sprawdzenia statusu.
- Uprawnienie nie ma wbudowanego terminu ważności. Działa do momentu odebrania, więc harmonogram odbierania dostępu po zakończeniu współpracy musi zapewnić samo biuro.
Dobrym zwyczajem jest prowadzenie rejestru: który klient nadał jaki dostęp, komu w biurze go przekazano i kiedy wygasa umowa. Rozdział ról w takim rejestrze opisuje tekst o rolach i odpowiedzialnościach w projekcie ERP.
Pobieranie faktur klientów bez dubli i luk
Najczęstszy scenariusz biura to odbiór faktur kosztowych wielu klientów do programu księgowego. Dokumentacja integratora zaleca do tego przyrostowe pobieranie faktur. Opiera się ono na asynchronicznym eksporcie paczek i mechanizmie High Water Mark, który wyznacza punkt, do którego KSeF gwarantuje kompletność danych.
Z dokumentacji wynikają zasady, które warto sprawdzić u dostawcy:
- Eksport należy ustawić na typ daty
PermanentStorage, a podmioty eksportować osobno dla każdej roli, w jakiej występuje firma. - Okna czasowe muszą być przylegające i bez nakładania.
- Limit wynosi maksymalnie 20 eksportów na godzinę, a odstęp cyklicznego uruchomienia dla danego typu nie powinien być krótszy niż 15 minut. Przy odpowiedzi HTTP 429 program ma zastosować nagłówek
Retry-After. - Kolejne okna mogą zwrócić te same faktury, dlatego deduplikacja po numerze KSeF jest obowiązkowym elementem integracji.
- Datą otrzymania faktury jest data nadania numeru KSeF, a nie moment pobrania jej przez program.
Ostatnia zasada ma znaczenie przy rozliczaniu okresów. Jeśli program zapisuje jako datę wpływu dzień pobrania, biuro dostaje inną datę niż system, a stąd rozbieżności przy rozliczeniu okresu. Przy dużej liczbie klientów limit 20 eksportów na godzinę trzeba rozdzielić na kilka podmiotów, więc zapytaj dostawcę, jak program planuje kolejkę.
Faktury są dostępne w KSeF dla wystawcy i nabywcy oraz archiwizowane przez 10 lat. Biuro może więc w razie potrzeby odtworzyć dokument, ale nie powinno traktować KSeF jako własnego archiwum rozliczeń.
Integracja z ERP klienta
Część klientów biura używa własnego ERP lub systemu sprzedażowego, który wystawia faktury do KSeF. Wtedy biuro nie wystawia dokumentów, tylko odbiera dane z dwóch źródeł: z KSeF i z systemu klienta (zamówienia, płatności, magazyn). Zasady przepływu danych między systemami opisuje tekst o wymianie danych między ERP, CRM i magazynem. Jeśli klient ma magazyn, zobacz też integrację ERP z systemem magazynowym.
Kilka pytań, które przed uruchomieniem należy uzgodnić z klientem:
- Który system jest źródłem prawdy dla kartoteki kontrahenta i NIP-ów? Błędny NIP nabywcy oznacza korektę do zera i wystawienie nowej faktury, więc dane z ERP muszą być sprawdzone przed wysyłką.
- Kto wysyła korekty? Po przyjęciu faktury nie można jej edytować, a faktura odrzucona nie została wystawiona. W obu sytuacjach potrzebna jest ścieżka obsługi po stronie klienta.
- Jak program klienta przekazuje biuru faktury wystawione offline? Dokument offline24 przekazywany poza systemem wymaga dwóch kodów QR, a drugi z nich wymaga wcześniej pobranego certyfikatu typu 2.
Integrację z fakturowaniem po stronie sprzedaży omawia tekst o połączeniu CRM z fakturowaniem, a techniczne aspekty komunikacji znajdziesz w dokumentacji API w ERP i CRM.
Tryby offline i awarie
Program biura powinien poprawnie obsługiwać trzy tryby opisane w dokumentacji.
| Tryb | Kiedy | Termin przesłania faktury do KSeF |
|---|---|---|
| offline24 | Wybór podatnika, bez ograniczeń | Do następnego dnia roboczego po dacie wystawienia |
| offline (niedostępność KSeF) | Niedostępność ogłoszona w BIP i w oprogramowaniu | Następny dzień roboczy po zakończeniu niedostępności |
| awaryjny | Awaria ogłoszona w BIP MF i w oprogramowaniu | Do 7 dni roboczych od zakończenia awarii |
Faktura wystawiona online jest wystawiona w dniu przesłania pliku do KSeF, pod warunkiem zgodności z datą w polu P_1. Faktury offline uznaje się za wystawione w dacie wskazanej w polu P_1. Dokumentacja podaje też, że awaria ogłoszona w trakcie oczekiwanego okresu dosyłania przesuwa termin. Dla biura oznacza to, że program nie może liczyć terminów sztywno. Ma śledzić komunikaty i przeliczać terminy.
Środowiska testowe i wdrożenie
API 2.0 ma trzy środowiska. TEST służy do testowania integracji, także z wersjami RC, i obsługuje najszerszy zestaw formatów. DEMO to środowisko przedprodukcyjne do końcowej walidacji w warunkach zbliżonych do produkcyjnych. PROD jest jedynym środowiskiem dla rzeczywistych faktur i danych podmiotów. W środowiskach testowych do testów używa się losowych NIP-ów.
Wdrożenie u klientów warto rozłożyć na etapy:
- Konfiguracja i testy w środowisku TEST na danych testowych, bez realnych NIP-ów klientów.
- Walidacja scenariuszy offline, korekt i faktur odrzuconych w DEMO.
- Pilotaż na jednym lub dwóch klientach produkcyjnych z uprawnieniami nadanymi selektywnie.
- Dopiero potem masowe nadawanie dostępu pozostałym klientom.
Scenariusze akceptacyjne dobrze oprzeć na wzorze z tekstu o testach i odbiorze systemu ERP. Dla każdego klienta sprawdź też limity: maksymalny rozmiar faktury bez załącznika to 1 MB, a w sesji interaktywnej lub wsadowej można wysłać do 10 000 faktur. Zwiększenie limitów na produkcji wymaga uzasadnionego wniosku złożonego przez formularz kontaktowy KSeF.
Lista kontrolna przy wyborze programu
- Dostawca potwierdza integrację z API KSeF 2.0 i opisuje obsługiwane funkcje.
- Program automatycznie pobiera faktury przyrostowo, z deduplikacją po numerze KSeF.
- Datą wpływu jest data nadania numeru KSeF.
- Obsługa trzech trybów offline, w tym certyfikatów typu 2 i kodów QR.
- Rejestr uprawnień nadanych biuru i pracownikom, z możliwością odebrania.
- Obsługa korekt oraz faktur odrzuconych.
- Środowiska TEST i DEMO dostępne w umowie lub wdrożeniu.
- Zasady zmiany tokenów i certyfikatów, w tym przypominacz o 2-letnim terminie.
