Stwórz perfekcyjny grafik pracy!

Harmonogram czasu pracyW każdej firmie znajduje się ktoś odpowiedzialny za układanie grafiku pracy - zwykle jest to właściciel lub menedżer. Coś, co jawi się jako przymusowe ślęczenie nad nudną rozpiską w Excelu, ma w rzeczywistości ogromny wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Czy wiesz, że jakość grafiku pracy pozostaje w bezpośrednim związku z wizerunkiem firmy, jej finansami oraz z zadowoleniem pracowników? Źle utworzony harmonogram pracowniczy zwiastuje same kłopoty, za to przyłożenie się do tego zadania procentuje wieloma wymiernymi korzyściami. W niniejszym artykule omawiamy te zależności i tłumaczymy, do czego należy przywiązać największą wagę, kiedy układa się firmowy grafik.

1. Nadrzędne prawo

Układanie harmonogramu pracy - jak niemal każda czynność związana z prowadzeniem biznesu - podlega pod odgórnie ustalone normy prawne. Planując czas pracowników, trzeba bezwzględnie przestrzegać Kodeksu Pracy. Jeśli nie wiesz, ile godzin mogą przepracować Twoi ludzie, jak długie powinny być okresy rozliczeniowe i kiedy musi przyjść czas na odpoczynek - wszystkie Twoje wątpliwości rozwieje polskie prawo. Stosowanie się do zasad nie jest tutaj czymś dobrowolnym - na firmę, która przekracza normy prawne, może zostać nałożona kara w wysokości do 30 000 złotych. Żeby uniknąć tego błędu, warto skorzystać z pomocy profesjonalnych narzędzi (takich jak to na stronie GrafikOptymalny.pl).

2. Postrzeganie firmy

Takie przedsiębiorstwo, które przymyka oko na reguły określone przez Kodeks Pracy, nie może być postrzegane jako rzetelne i godne zaufania. Ignorancja bardzo się odbija na wizerunku danego pracodawcy. Taka skaza jest trudna do zmazania, a oprócz tego powoduje znaczącą dezorganizację pracy. Osoby zatrudnione w firmie odczuwają problem i patrzą na przełożonych mniej przychylnie; pojawiają się obsuwy i opóźnienia w realizacji projektów, co frustruje także klientów. Z jednej strony prowadzi to do nadprogramowych rotacji w kadrze, a z drugiej - powoduje problemy finansowe. A wszystko przez źle ułożony grafik pracy!

3. Potrzeby pracowników

Przy pracy zmianowej, a także przy długich godzinach i nietypowych porach pracy harmonogram musi być wyjątkowo wyważony. Niezwykle ważne jest, aby uwzględniał prośby i potrzeby poszczególnych pracowników. Układający grafik powinien dołożyć wszelkich starań, żeby każdy uzyskał wolne wtedy, kiedy tego potrzebuje. Nikt nie jest dyspozycyjny 24/7, a oczekiwanie tego od swoich ludzi to objaw nie tylko oderwania od rzeczywistości, ale też egoizmu. Długo oczekiwana wizyta u lekarza, ważny egzamin czy pogrzeb to rzeczy, których nie da się przesunąć. Ignorując oddolne oczekiwania, na własne życzenie urządzisz sobie plagę podejrzanych zwolnień „lekarskich” i w pełni uprawnionych urlopów na żądanie. Efekty? Zupełna dezorganizacja pracy, trudna do opanowania rotacja personelu, dodatkowe koszty i spadek efektywności zespołu (pracownik niedoceniony i przepracowany to w końcu pracownik nieefektywny).

4. Mądre oszczędności

Branża usługowa (choć nie tylko ona) ma to do siebie, że ilość pracy do wykonania zależy od pory dnia, momentu tygodnia czy konkretnego okresu w roku. Rano i w środku tygodnia w galeriach handlowych nie ma takiego tłoku, jak w soboty po obiedzie. Grafik pracy musi uwzględniać przewidywaną ilość klientów, a zatem przewidywaną ilość pracy. Nie marnuj pieniędzy na nadmiar porannych godzin, a jednocześnie dołóż starań, aby w godzinach szczytu uniknąć frustrujących kolejek. Weź pod uwagę specyfikę swojej branży i szereg ważnych czynników (od momentu wypłaty, przez święta, aż po pogodę) i przelej tę wiedzę na harmonogram. Staraj się zoptymalizować koszty pracy - nieustannie weryfikuj budżet, unikaj zmian na zakładkę i nadmiernego obsadzania grafiku, a jednocześnie zaplanuj jakiś bufor na nagłe wypadki i konieczność znalezienia zastępstwa. Ułóż swój idealny harmonogram czasu pracy na GrafikOptymalny.pl!